Corporate Photography

Fotografen Briefing

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Business Fotografen Briefing

Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für ein erfolgreiches Business-Fotoshooting. Dieser Artikel gibt praktische Tipps und Empfehlungen, wie Sie ein umfassendes Briefing für Ihren Fotografen erstellen können. Von der Festlegung der Projektziele über die Planung der Sets bis hin zu technischen Vorgaben und der Post-Production – mit diesen Hinweisen stellen Sie sicher, dass Ihr Fotoshooting reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

tl;dr: "No brief, no talk"

1. Ziele und Planung des Projekts

Ein gründliches Briefing für Business-Fotografen umfasst die Definition der Projektziele, den Zweck und Kontext der Bilder sowie unterstützende Elemente wie bestehendes Bildmaterial oder spezifische Vorgaben.
Es ist wichtig, klare Ansprechpartner zu benennen und eine strukturierte Kommunikation sicherzustellen.
Die geplanten Sets und deren Schlüsselelemente sollten im Voraus festgelegt werden, um eine präzise Kalkulation und Planung zu ermöglichen.

2. Bildsprache und technische Vorgaben

Die gewünschte Bildsprache, einschließlich Lichtstimmung, Emotionen und Farbwelt, sollte detailliert mit dem Fotografen besprochen werden.
Technische Anforderungen wie Farbraum, Dateiformat und Ausgabegröße der Fotos müssen klar definiert sein.
Zudem sollten die Vorgaben für die Dateibenennung und die gewünschten Schritte der Post-Production (von RAW-Entwicklung bis hin zu aufwändiger Retusche) klar kommuniziert werden.

3. Zeitplan, Budget und
Risiken

Ein detaillierter Zeitplan für das Fotoshooting und die anschließende Bearbeitung ist entscheidend, um Deadlines und Abgabetermine einzuhalten. Klare Budgetvorgaben und eine transparente Kostenkalkulation helfen, die Angebote verschiedener Fotografen vergleichbar zu machen. Mögliche Risiken und Unsicherheiten sollten frühzeitig identifiziert und quantifiziert werden, um Überraschungen während des Projekts zu vermeiden. Auch Aspekte wie Datenschutz, Geheimhaltung und genaue Nutzungsrechte müssen im Briefing berücksichtigt werden.

Ziele des Projektes

Egal wie groß Ihr Projekt ist: es hilft mir bei der Umsetzung des Projektes, zu verstehen, warum Sie das Projekt machen. Ich möchte vermeiden, dass wir nach dem Shooting, feststellen, dass wir mit einem geringen Mehraufwand, deutlich mehr hätten erreichen können. Ich berate Sie gerne im Vorfeld, unterbreite Vorschläge und schärfe Ihren Blick um das perfekte Ergebnis zu erhalten.

Was wollen Sie mit dem Projekt erreichen?
Wofür sind die Bilder gedacht?
In welchem Kontext bewegt sich das Projekt?
Gibt es unterstützende Elemente wie Webdesign, CI oder Layouts?
Gibt es bestehendes Bildmaterial, an die wir uns andocken sollten?
Wollen Sie eine Serie weiterführen?

Ansprechpartner im Projekt

Drei Punkte, die auch in der Businessfotografie gelten:

Bei guten Projekten sitzen alle am Tisch, die benötigt werden, aber auch nur diese.
Ich schätze ein schnelle, direkte, konstruktive, transparente, zielgerichtete Kommunikation.
Delegieren Sie gerne Verantwortlichkeiten, ich halte alle relevanten Parteien regelmäßig auf dem Laufenden.

#gernperDu

Geplante Sets

Wenn Sie einen Corporate Bilderpool aufbauen wollen oder über mehrere Tage Ihr gesamtes Team fotografieren wollen, sollten mögliche Sets vorher feststehen. Ähnlich wie Filmszenen sollten Schlüsselelemente feststehen, um eine Kalkulation zu ermöglichen. Bei klassischen Business Portraits wird meist ein Set verwendet. Kunden variieren aber die Grundaussage oder das Licht, um ein komplett unterschiedlichen Look zu erzeugen. Auf meiner Seite übersetzt sich das dann in benötigtes Licht, benötigte Personen, mögliche Dauer pro Set oder Personen pro Stunde.

Es kann durchaus sinnvoll sein am Anfang mit einer Annahme zu kalkulieren und dann vor Ort eine Feinplanung zu erstellen. Am Ende der Feinplanung kann dann etwa die genaue Location, die abgebildeten Personen, Requisiten und Zeitplanung stehen.

Bildsprache

Fotografie ist ein emotionales, künstlerisches Thema. Business Fotografie ist ebenso breit gefächert, wenn auch mit weniger Ego.

Wenn Sie ein geschultes Auge haben, Stile benennen können oder Beispielbilder haben, geben Sie das gerne an den Business Fotografen weiter. Jeder gute Fotograf ist in der Lage, Ihre Anforderungen zu übersetzen, ggf. Vorschläge zu machen und sicherzustellen, das am Ende Ihr gewünschtes Ergebnis erreicht wird. Ich empfehle übrigens in einigen Bereichen auch das stöbern bei guten Stockbildagenturen, wie etwas Westend61.

Ich möchte Themen wie Lichtstimmung, Emotionen, Kompostion, Farbwelt oder einfache Fragen wieviele Personen auf einem Foto sein sollen, mit Ihnen besprechen. Keine Angst, Sie müssen nicht zu 100% wissen wo Sie hin wollen, ich führe, erkläre, gebe Feedback und unterstütze Sie, um Ihre Bildsprache zu definieren und später auch umzusetzen.

Zeitleiste für den Fotografen

Deadlines, Abgabetermine, Drucktermine und andere zeitliche Abhängigkeiten sind immer da. Sie zu kennen und einzuplanen hilft mir als Fotograf den Zeitrahmen zu halten.

Wann sollte das Fotoshooting stattfinden?
Wann müssen die Bilder fertig retuschiert vorliegen?
Gibt es bestimmte Wochentage, an denen bestimmte Mitarbeiter:innen da sind?
Ostern, Weihnachten, Schulferien, Jahresende - die üblichen Unbekannten

Technische Vorgaben Fotografie

Neben dem gewünschtem Farbraum (etwa sRGB, AdobeRGB, eciRGB) und dem finalen Dateiformat (TIF, JPG) ist die Ausgabegröße der Fotos wichtig. Es beeinflusst u.a. die Wahl der Kamera.

Es gibt zwei Wege:

Sie geben an, wofür Sie das Bild verwenden wollen und ich mache einen Vorschlag.
Alternativ geben sie eine Mindestauflösung vor. Diese wird in Pixel angegeben, etwa 6.048 × 4.024 px.
Übrigens sind DPI in diesem Zusammenhang irrelevant.

Vorgaben Dateinamen

Machen Sie es sich leicht. Geben Sie einfach vor, wie Sie die Dateien erhalten wollen. Denken Sie an den Prozess, nach der Bildübergabe.

Im Dateinamen können alle wichtigen Information abgelegt werden:

Sollen bei Business Portraits der Name und Vorname enthalten sein?
Sollen die Sets einzeln ausgewiesen werden?
Soll das Datum oder Jahr enthalten sein?
Name der Veranstaltung
Für eCommerce Projekte kann die EAN oder ASIN mit gescannt werden
Produkteigenschaften wie Farbe oder Bezeichnung können abgelegt werden

Post Production

Unter Post Production verstehen wir alle Schritte, die nach dem Fotografieren anstehen. Denkbar sind eine reine Optimierung der Fotos bis hin zu einer Feinretusche mit mehreren Stunden aufwand oder einem Composing (zusammensetzen mehrerer Bildelemente). Aus dem Verwendungszweck lassen sich übrigens viele Punkte ableiten. So ist etwa die Zielgröße ein wichtiger Indikator. (Web only, A4 Print oder 18/1 Großflächenplakat)

Folgende Schritte können helfen, Vorgaben für die Post Production einzugrenzen:

Reine RAW-Entwicklung (Umsetzung des Bildes wie es ist, in ein gängiges Format (JPG, TIF)
Bildoptimierung (Weißabgleich, Drehung des Bildes, Anpassung Licht/Schatten, Schnitt des Bildes, leichtes Color Grading)
Retusche - Erst hier kommt Photoshop ins Spiel
Composing - Komplexe Kombination diverser Bildelemente zu einem Bild

Abstimmungsprozess (Abgabe, Post Production)

Bei großen Projekten ist es hilfreich zu wissen, wie es nach dem Shooting weiter geht. Für mich und mein Team ist es auch wichtig, die dafür benötigte Zeit valide zu schätzen und auch einzuplanen. Wir stellen gerne Online-Galerien für die Auswahl der Bilder zur Verfügung.

Wer muss wann wie involviert werden?
Wenn Sie Zeit brauchen um sich intern zu beraten.
Wenn sie einen 10-stufigen Freigabe Prozess haben, geben Sie das gerne an
Auch wenn Sie die fertigen Bilder über einen spezielles Tool übertragen bekommen wollen, da WeTransfer gesperrt ist.

Detaillierte Nutzungsrechte

Jeder Business Fotograf hat in seinen AGB eine Sektion, die Standardnutzungsrechte ausweist. Nutzungsrechte können ein großer Kostenpunkt sein, insbesondere im Agenturumfeld, bei der Umsetzung einer Werbekampagne und allerspätestens wenn Models involviert sind.

Geben Sie diese möglich konkret mit an. Sollten Sie unsicher sein wie sich Nutzungsrechte aufbauen, nutzen Sie gerne unseren Nutzungsrechtegenerator.

Releases

Rechte Dritter, etwa von Eigentümer von Grundstücken oder Gebäuden oder das Recht am eigenen Bild von Personen, sind Punkte, die im Vorfeld zu klären sind. Geben Sie klar an, wer die für die Klärung der Rechte verantwortlich ist. Soll der Fotograf die Rechte klären, benötigt er die gewünschten Nutzungsrechte im Vorfeld. Am Ende steht für jedes Element (Person, Property) ein eigenes unterschriebenes Release. Alternativ lassen sich die Release auch vertraglich regeln, etwa als Bestandteil eine Model- oder Mietvertrages.

Bitte gehen Sie im Standardfall davon aus, dass die Rechte Dritter nicht geklärt sind und Sie verantwortlich sind. Am Ende sind Sie für die Veröffentlichung verantwortlich und machen sich angreifbar.

Budget

Sollten Sie eine Ausschreibung oder Pitch durchführen, sollten die Ergebnisse vergleichbar sein. Wenn Sie konkrete Anforderungen an die Kostenkalkulation haben, geben Sie die an. Machen Sie konkrete Vorgaben, da jeder Business Fotograf einen eigenen Ansatz zur Kalkulation und Darstellung der einzelnen Posten hat und Kostenvoranschläge sich so nicht vergleichen lassen. Und unter uns: Wenn Sie eine Budgetobergrenze haben, kommunizieren Sie diese. Es spart allen Parteien Zeit.

Folgende Punkte wären denkbar:

Gruppierungen von Postionen (Vorbereitung/Planung, Fotografie, Post Production, Gebühren, Nutzungsrechte)
Optionale Elemente wie etwa Make-up Artists, Styling, Location/Studio, Catering

Risiken

Jede Kalkulation ist ein Zwischenweg. Zum einem lässt sich ein Briefing nicht "wasserdicht" gestalten und auf der anderen Seite kann ein Business Fotograf in einer frühen Phase des Projektes nicht alle Details bis ins letzte Definieren. Was aber immer hilfreich ist, Risiken, die bei einer Kalkulation auffallen, auch mit auszuweisen. Es kann auch hilfreich sein, die Schätzgenauigkeit mit anzugeben. Mein Ziel ist es für jedes Angebot/KV alle Position im Vorfeld festzuzurren. Sollte dies nicht möglich sein, informieren ich Sie, bei welchen Postionen noch Unsicherheit besteht.

Diese Unsicherheiten oder Risiken lassen sich quantifizieren und zum Teil verhindern:

Welche Positionen sind unsicher oder mit einem Risiko behaftet?
Welche Punkte können das Projekt gefährden?
Was passiert wenn Genehmigungen nicht rechtzeitig kommen?
Was kostet ein Ausfalltag bei schlechtem Wetter?
Wie gehen wir mit dem Ausfall eines Models um?
Kann eine Versicherung den finanziellen Schaden abmildern?

Annahmen

Es können nicht alle Fragen im Briefing beantwortet werden. Ein KV oder Angebot ist eine Indikation mit einer gewissen Genauigkeit. Um trotzdem ein Kalkulation abzuschliessen, arbeite ich mit Annahmen. Wenn etwa die geplante Nutzung der Fotos nicht angegeben ist, nehme ich eine Standardlaufzeit an (z.B. 1 Jahr, Social Media & Web, kein Print) und kalkuliere die Postion Nutzungsrechte entsprechend.

Wichtig dabei ist, dass solche Annahmen, klar ausgewiesen sind. So lassen sich im Nachgang, offene Fragen leicht klären und die Kalkulation entsprechend anpassen.

"Out of Scope" - Was nicht enthalten ist

Jedes Projekt kommt zu einem Punkt, wo sich die Frage stellt, ob Element umgesetzt werden müssen oder nicht. Eine klare Ansprache im Vorfeld erspart eine Menge Diskussionen während der Umsetzung. Daher sollte jedes Briefing auch eine Abgrenzung von Leitungen enthalten. Benennen Sie ganz klar, was Sie nicht möchten.

Wenn Sie etwa keine Nachbearbeitung/Post Production wünschen, sagen Sie das klar.
Sollen Make-up Artists oder Styling gebucht werden?
Catering bei größeren Shootings?
Wer besorgt Genehmigungen oder Zugang zu Locations?
Models oder Requisiten - Wenn Sie Teile übernehmen, grenzen Sie diese Posten ab

Datenschutz, NDA & Co.

Denken Sie an Elemente wie Datenschutz, Geheimhaltung und NDAs, wenn Sie die benötigen. Ich habe im Eventfotografiebereich etwa in den Nutzungsrechten, eine erweiterte Geheimhaltung des Bildmaterials für einige Kunden ausgewiesen.

In meinen AGB sichere ich eine Archivierung des Projektes von 6 Monaten zu. Wenn Sie eine kürzere/länge Aufbewahrung wünschen, geben Sie das gerne an.

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